Vom Chaos zur Kontrolle: Effektives Zeitmanagement an hektischen Arbeitstagen

Der letzte Donnerstag begann eigentlich ganz gut. Ich hatte am Mittwoch ein größeres Projekt abgeschlossen und wollte mich nun in Ruhe all den kleineren Aufgaben widmen, die in der Woche bisher liegen geblieben waren. Doch schon kurz darauf war dieser Plan gescheitert. Eine zunächst harmlos erscheinende Rückfrage eines Kollegen zum Projekt wuchs sich zu einer umfangreichen Nacharbeit aus. Von wegen „abgeschlossen“. Im Stand-Up-Meeting um 10 Uhr hatte jeder Teilnehmer eine anderes Anliegen. Und als ich das Meeting verließ, blinkten bereits acht neue Nachrichten für mich im Unternehmens-Chat – eine Zahl, die sich gegen Mittag auf sage und schreibe 25 vervielfacht hatte.

Mit der Ruhe war es nun vorbei. Kaum hatte ich eine Nachricht bearbeitet, poppten zwei neue auf. Ich überflog die Nachrichten, markierte sie für „später“. Doch binnen kürzester Zeit hatte ich den Überblick verloren. Was wartete da alles an Problemen, Aufgaben, Fragen auf mich? An was sollte ich zuerst arbeiten? Was war wichtig, was dringend? Wem sollte ich lieber schnell antworten, wer musste über was informiert werden?

Die aufkommende Panik in solchen Situationen hat vor allem zwei Ursachen: Das nagende Gefühl, etwas übersehen zu haben; und Zweifel, ob man wirklich gerade an der wichtigsten oder dringendsten Sache arbeitet. Dagegen hilft nur, die eigentliche Arbeit einzustellen, und sich erstens einen Überblick zu verschaffen und zweitens zu priorisieren.

Eine Liste für den Überblick

Für den Überblick braucht es eine Liste, auf der alle plötzlich aufkommenden Aufgaben und Probleme landen. Wenn Sie Ihre Aufgaben ohnehin mit einem Tool wie Trello, Jira, Asana oder ähnlichem verwalten, verwenden Sie dieses! Wenn dieses Tool allerdings ohnehin schon überquillt, legen Sie besser eine neue Liste nur für diesen Tag an. Schließlich wollen Sie sich einen Überblick über die Anforderungen des Hier und Jetzt verschaffen und nicht Ordnung in die Aufgaben der letzten zwei Wochen bringen. Zur Not tun es wohl auch Papier und Bleistift. Ich empfehle allerdings eine digitale Lösung. Hier können Sie umformulieren, löschen, korrigieren und verschieben, ohne noch mehr Chaos anzurichten. Ich selbst verwende Trello und habe am Donnerstag einfach eine neue, leere Liste dort angelegt. Falls notwendig, können Sie eine solche Liste später immer noch in Ihre „eigentliche“ Aufgabenliste integrieren.

Kurz und knapp: Der Listeneintrag

In die Liste schreiben Sie für jede Aufgabe einen Eintrag. Der Titel dieses Eintrags sollte kurz und prägnant zusammenfassen, um was es geht. Kopieren Sie hier nicht die Formulierungen Ihrer Kollegen. Sie selbst müssen auf den ersten Blick verstehen, um was es geht. Also: Was ist das Problem aus Ihrer Sicht? Was müssen Sie tun? Und: fassen Sie sich kurz! Ihre Liste wird lang werden, und Sie müssen anschließend in der Lage sein, die Titel schnell zu überfliegen und zu verstehen. Bei mir (ich arbeite in der IT) beschwerten sich am Donnerstag unter anderem Kollegen aus dem Kundenservice, dass ihr E-Mail-Postfach mit Fehlermeldungen geflutet wurde. Ein kurzer Blick auf eine solche E-Mail verriet, dass ein bestimmter Cronjob ausgefallen war. In diesem Fall lautete mein Eintrag „Cronjob ist ausgefallen“ – und nicht „Kundenservice bekommt zu viele E-Mails“. Wenn sich das „eigentliche“ Problem auf die Schnelle nicht ermitteln lässt, bleibt Ihnen natürlich nichts anderes übrig, als eine etwas vagere Formulierung zu wählen.

Ein weiterer Vorteil digitaler Lösungen wie Trello ist, dass man beliebig viel Platz für weitere Informationen hat. Hinter jedem Listeneintrag verbirgt sich eine digitale Karteikarte ohne Platzbeschränkung. Notieren Sie dort schon beim Erfassen des Problems alle wichtigen Information dazu. Dies umfasst insbesondere:

• Problembeschreibung: Halten Sie sich auch hier kurz, gehen Sie aber etwas ausführlicher als im Titel auf das Problem ein. Zum Beispiel: „Cronjob ist ausgefallen, wahrscheinlich weil der Server neu gestartet wurde.“
• Konsequenzen und Deadlines: Dies ist wichtig für die Priorisierung. Überlegen Sie, welche Konsequenzen das Problem für Sie selbst aber auch für das Unternehmen hat. Angenommen, der oben erwähnte Cronjob bereitet Bestellungen für die Kommissionierung im Lager vor. Die Konsequenz wäre dann: „Bestellungen können nicht ausgeliefert werden.“ Wenn Ihnen eine Deadline bekannt ist, bis zu der das Problem gelöst werden muss, notieren Sie auch diese.
• Ressourcen: Unter dieser Überschrift notiere ich Hinweise, vor allem Links, um weitergehende Informationen später wiederzufinden. Wurde mir das Problem zum Beispiel gemeldet, indem mir eine Benachrichtigung über einen langen Thread im Unternehmens-Chat geschickt wurde, dann setze ich hier einen Link auf genau diese Nachricht, so dass ich diese und den Thread später wiederfinde. Verweise auf E-Mails, Dateien in Google Drive, Links auf damit in Verbindung stehende Aufgaben in Jira, zu Dokumentationsseiten in Confluence, Namen und Telefonnummern – all das erfassen Sie hier.
• Zu klären: Hier schreiben Sie alle Fragen zu dem Problem auf, die Ihnen in diesem Moment durch den Kopf gehen.
• Next Action: Hinter diesem Begriff (den ich im Übrigen David Allens „Getting Things Done“ entlehnt habe) notieren Sie kurz und knapp, was der nächste Schritt ist, den Sie in dieser Sache unternehmen müssen. Beispiele: „Crontab überprüfen“ oder „Herrn Müller zurückrufen“. Ich formuliere die Next Action gerne als letztens, nachdem ich alle anderen Informationen aufgelistet habe. Andererseits schreibe ich diesen Punkt ganz oben auf meine Karteikarte, da er der wichtigste ist.

Genauso wichtig: Die Kommunikation!

Überlegen Sie anschließend, ob und wie Sie direkt jetzt zu dem Problem kommunizieren müssen. Oft sind Kollegen schon glücklich, wenn Sie deren Nachrichten im Unternehmens-Chat mit einem Häkchen versehen, um zu signalisieren, dass Sie sie zur Kenntnis genommen haben. Wenn das nicht reicht, schreiben Sie eine kurze Antwort. Evtl. denkt der Kollege ja, Sie könnten sein Anliegen schnell bearbeiten. „Ich werde mich darum kümmern, schaffe es aber heute nicht mehr“, kann da schon Wunder wirken. Eine andere Reaktion könnte z.B. darin bestehen, einer Aufgabe in einem unternehmensweiten System einen neuen Status zuzuweisen. Auch das ist Kommunikation.

Die eigentliche Priorisierung

Schließlich ordnen Sie den neu enstandenen Listeneintrag in Ihrer Liste nach Priorität an. Orientieren Sie sich hier vor allem am Abschnitt „Konsequenzen und Deadlines“. Verwenden Sie nicht allzu viel Zeit dafür. Wenn klar ist, dass eine neue Aufgabe nicht wichtiger als die bestehenden Top 5 auf Ihrer Liste ist, ist die exakte Priorisierung nicht so wichtig. Den unteren Teil Ihrer Liste können Sie immer noch sortieren, wenn die schlimmsten Brände erstmal gelöscht sind.

Tipps & Tricks

2-Minuten-Regel: Wenn Sie etwas in zwei Minuten beantworten oder erledigen können, tun Sie dies! Schreiben Sie nichts in Ihre Liste, was sich sofort erledigen lässt. Ein Kollege fragt nach einer Datei, die Sie fertig auf Ihrer Festplatte liegen haben? Schicken Sie sie ihm! Einträge wie „Datei an Herrn Müller schicken“ haben auf Ihrer Liste nichts verloren. Etwas anderes ist es, wenn Sie die Datei erst aufwändig erstellen müssten. Passen Sie aber auf, dass aus den zwei Minuten nicht fünf oder mehr werden!

Keine Heldentaten: Viele versuchen, gegen den Strom der auf sie einprasselnden Aufgaben anzuarbeiten. Die Nachrichten werden nicht mehr gesichtet und priorisiert, sondern das aktuelle Problem wird unter hohem Druck bearbeitet, um sich dann dem nächsten zu widmen usw. Widerstehen Sie dieser Versuchung! Erstens entstehen unter Druck (und vor allem unter Unsicherheit) nur selten Meisterleistungen. Und zweitens ist Ihre Verantwortung nicht, viel gearbeitet, sondern an den richtigen Dingen gearbeitet zu haben!

Zeit für die Erfassung: Gerade wenn Aufgabenlisten unter Druck erstellt werden, besteht die Gefahr, dass die Aufgaben nicht genau genug erfasst wurden. Eine Aufgabe wie „E-Mail von Maier lesen“ lässt sich aber nicht sinnvoll priorisieren. Sie müssen schon zumindest mal in die Nachricht des Kollegen Maier reingeschaut haben, um zu beurteilen, ob diese dringend ist oder nicht. Nehmen Sie sich trotz allem Stress also die Zeit für die Erfassung Ihrer Aufgaben!

Fazit

Das Gefühl der Überforderung und Panik, das uns in stressigen Arbeitssituationen oft überkommt, wurzelt meist in der Angst, wichtige Aufgaben zu übersehen und nicht die dringendsten Probleme zu adressieren. Die effektivste Strategie, um diesem Gefühl entgegenzuwirken, ist es, einen Moment innezuhalten und die laufende Arbeit kurzzeitig zu unterbrechen. Der erste Schritt hierbei ist, sich einen klaren Überblick über alle anstehenden Aufgaben zu verschaffen. Das Anlegen einer geordneten Liste, die sowohl die Aufgaben als auch die zugehörigen Informationen und Prioritäten enthält, kann hierbei entscheidend sein. Der zweite wichtige Schritt ist die Priorisierung dieser Aufgaben, um sicherzustellen, dass man sich zuerst den wirklich kritischen und zeitkritischen Aufgaben widmet. Durch diese Vorgehensweise lassen sich die Effektivität steigern und das Gefühl des Kontrollverlusts minimieren. Indem man diese Methoden anwendet, kann man auch unter Druck strukturiert und zielorientiert arbeiten.